Rechtmatigheidsverantwoording binnen de gemeente

Auteur: William Lagendijk, Registeraccountant in de publieke sector

Rechtmatigheidsverantwoording is voor iedere gemeente cruciaal: het bewijst dat publiek geld zorgvuldig en volgens de regels wordt beheerd. Dit proces brengt echter ook uitdagingen met zich mee. Denk aan het up-to-date houden van steeds veranderende wet- en regelgeving en het inrichten van interne beheersingsmaatregelen die effectief én efficiënt zijn. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw gemeente niet alleen compliant is, maar ook transparant en integer werkt?
In dit artikel bespreken we de belangrijkste stappen van rechtmatigheidsverantwoording, gaan we dieper in op de rol van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en laten we zien hoe Trustbound GRC helpt om dit proces eenvoudig en betrouwbaar in te richten.

Wat is rechtmatigheidsverantwoording?

Rechtmatigheidsverantwoording is het proces waarbij gemeenten laten zien dat hun financiële beheer en andere handelingen voldoen aan alle wet- en regelgeving. Dit betekent dat uitgaven en inkomsten correct en binnen de beleidsregels worden uitgevoerd, met als doel transparantie en integriteit te waarborgen in het bestuur. Rechtmatigheidsverantwoording draagt bij aan het vertrouwen van burgers en bestuurders in jouw organisatie. De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Vanaf 2023 is de deze verantwoordingsplicht van toepassing op gemeenten.

Hoe verhoudt zich dat tot de Verbijzonderde Interne Controle (VIC)?

Tijdens de VIC onderzoekt de auditafdeling of de organisatie zich houdt aan de relevante wet- en regelgeving, zoals de Aanbestedingswet, de Jeugdwet en specifieke regelgeving op het gebied van financieel beheer. Daarnaast wordt gekeken of de gemeente handelt volgens het eigen beleid en de bijbehorende interne regels en procedures (gemeentelijke verordeningen). Om de rechtmatigheid te waarborgen, is het dus belangrijk dat de gemeente een goed ingerichte interne controle en een werkbaar toetsingskader heeft.

Wat is het doel van de VIC?

De VIC zorgt ervoor dat financiële transacties periodiek worden onderzocht. Door een grondige analyse van risico’s binnen processen en systemen, kan een gemeente  toezicht houden op en verbeteringen doorvoeren in de interne beheersing. Zo minimaliseer je risico's en verhoog je het vertrouwen in de financiële rapportage van jouw gemeente.

Hoe wordt de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld?

Het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit verschillende stappen:

1. Interne beheersing: een goed ingerichte interne beheersing zorgt ervoor dat alle gemeentelijke handelingen rechtmatig zijn. Dit vereist processen en systemen die fouten en fraude voorkomen (preventief).
2. Interne controle (IC): het IC-team onderzoekt of de gemeente voldoet aan relevante wetten, regels en procedures. Dit gebeurt via audits en steekproeven. De inrichting hiervan verschilt per gemeente: sommige werken centraal, anderen met decentrale teams of een interne auditfunctie (IAF).
3. Documentatie en rapportage: vanaf 2023 moeten gemeenten zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Eventuele afwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden opgenomen in de rapportage. Dit draagt bij aan een transparante bedrijfsvoering en verantwoording naar de Raad. Ook zijn er eisen aan de inrichting van de paragraaf bedrijfsvoering.

Waar lopen gemeenten in de praktijk tegenaan?

Gemeenten lopen in de praktijk tegen verschillende uitdagingen aan bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording, zoals:

• Complexiteit van regelgeving: de voortdurend veranderende wet- en regelgeving maakt het lastig om een actueel normenkader bij te houden en dat te vertalen naar toetspunten in de VIC
• Interne beheersing: door de diversiteit aan processen en verantwoordelijkheden binnen gemeenten (zoals het sociaal en ruimtelijk domein en dienstverleningsprocessen), kan het opzetten van een uniform controlesysteem complex zijn. Het is ook belangrijk om een goede interne communicatie te hebben tussen afdelingen, zeker in grotere gemeenten.
•  Deskundigheid en capaciteit: gemeenten hebben soms beperkte middelen om uitgebreide controles en audits uit te voeren, waardoor de focus vaak ligt op de verplichte steekproeven en aanlevering van gegevens aan de accountant. Hierdoor ontbreekt soms tijd om verbeteringen in de interne beheersing te adviseren.

Door te investeren in goede interne controlesystemen en training van personeel, verbeteren gemeenten hun rechtmatigheidsverantwoording en dragen zo bij aan een transparant en betrouwbaar bestuur.

Hoe Trustbound GRC helpt bij de Verbijzonderde Interne Controle en rechtmatigheidsverantwoording

Een betrouwbare GRC-tool zoals Trustbound GRC helpt gemeenten om de rechtmatigheidsverantwoording middels audit management software effectief te organiseren. Met Trustbound GRC ben je continu in controle en zorg je voor een betrouwbare financiële rapportage. Het gebruik van een GRC-tool bespaart niet alleen op accountantskosten, maar verhoogt ook het vertrouwen van burgers en bestuurders in jouw organisatie.

Diverse gemeenten, zoals gemeente Breda, werken al met Trustbound GRC voor hun Verbijzonderde Interne Controle. In het artikel Gemeente Breda verbetert interne auditfunctie met TrustBound GRC vertelt de gemeente Breda waarom dit goed voor hen werkt. 

Bekijk webinar 

In het webinar "Professionaliseer en vereenvoudig de Verbijzonderde Interne Controle" bespreek ik (William Lagendijk) samen met Arjaan Kunst (TrustBound specialist) hoe gemeenten het uitvoeren van de VIC kunnen professionaliseren en vereenvoudigen door gebruik te maken van audit management software. Dit doen we o.a. aan de hand van een demo van een fictieve gemeente. Vraag het webinar hier gratis aan.