Ik wil wel, maar wie gaat het doen?

Zo zet je je Privacy Management Systeem (PMS) over naar TrustBound als je geen tijd hebt.

Elke FG (Functionaris Gegevensbescherming) of Chief Privacy Officer herkent het vast: je weet dat een gestructureerd Privacy-softwarepakket je leven een stuk makkelijker zou maken. Maar als je al moeite hebt om tussen alle DPIA's, beleidsdocumenten en adviesvragen door te werken, waar vind je dan de tijd om zo'n systeem op te tuigen en te vullen?

"Het kost me meer tijd dan het oplevert"

Dat is vaak het eerste bezwaar dat we horen. Je werkt al met overvolle to-do lijsten, en dan zou je ook nog tijd moeten vrijmaken voor de implementatie van een nieuw systeem? Je vreest een lange periode van dubbel werk: gegevens migreren, collega's trainen, processen herinrichten... allemaal terwijl de dagelijkse compliance-werkzaamheden gewoon doorlopen. En dan hebben we het nog niet eens over de rest van de organisatie: die zit niet te wachten op verandering of weer een extra tool, dus hoe ga je die meekrijgen?

De frustratie is voelbaar wanneer je voor de keuze staat: doorgaan met je huidige werkwijze (die niet optimaal is, maar wél werkt) of tijdelijk nóg drukker zijn om het later beter te hebben. Bovendien: wat als je na al die investering ontdekt dat het systeem niet aansluit bij de specifieke processen van jouw organisatie?

Wat je eigenlijk nodig hebt

Wat als je de voordelen van een professioneel systeem als TrustBound kon krijgen, zonder de implementatielast? Na gesprekken met tientallen FG's zoals jij, weten we precies wat je nodig hebt:

1. Expertbegeleiding bij de inrichting van je verwerkingsregister – Niet iemand die copy-paste, maar iemand die snapt hoe je de groepsstructuur van TrustBound optimaal kunt benutten voor jouw organisatie, zodat je direct overzicht hebt en dubbelingen voorkomt.
2. Duidelijke taakverdeling – Ervaren ondersteuning bij het definiëren welke privacy-contactpersonen welke rechten en verantwoordelijkheden krijgen, zodat je niet alles zelf hoeft te doen.
3. Praktische training voor je collega's – Geen abstracte uitleg, maar concrete instructies en training die aansluiten bij de dagelijkse werkzaamheden van de privacy-contactpersonen in jouw organisatie.
4. Een concreet onderhoudsplan – Een heldere routekaart voor het bijhouden en verbeteren van je privacyprocessen in samenwerking met de verschillende afdelingen.
5. Een realistische pilot-implementatie – Eén afdeling als testcase, zodat je precies weet hoeveel tijd, mensen en middelen je voor de volledige uitrol nodig hebt. Voordeel: men ziet de waarde van de tool en is intrinsiek gemotiveerd voor de verdere implementatie.

De oplossing: TrustBound kennispartners die jouw implementatie begeleiden

Goed nieuws: TrustBound heeft een netwerk van gespecialiseerde kennispartners die je kunnen ondersteunen bij het implementatietraject. Dit zijn geen technische consultants die alleen uitleggen waar je moet klikken. Het zijn privacy-experts die:

• Begrijpen wat een FG/CPO nodig heeft – Ze kennen de uitdagingen waar je voor staat, van "hoe krijg ik het management mee?" tot "hoe maak ik dit werkbaar voor alle afdelingen?".
• Je tijd besparen– Ze nemen het zware werk van de implementatie uit handen, zodat jij je kunt blijven richten op je kerntaken.
• Structuur aanbrengen – Ze helpen je om direct een logische en duurzame inrichting te creëren die past bij jouw organisatie.
• Je collega's meenemen – Ze weten hoe je privacy-bewustzijn creëert en zorgen dat je contactpersonen hun rol begrijpen en omarmen.

Onze kennispartners kunnen bijvoorbeeld een kickstart verzorgen waarbij ze in korte tijd één afdeling volledig migreren naar TrustBound. Zo zie je direct hoe het werkt en wat het oplevert, zonder dat je hele organisatie op zijn kop staat.

Van Excel-acrobatiek naar rust en overzicht

Met de juiste ondersteuning wordt de overgang naar TrustBound geen belasting, maar juist een opluchting en een ontzettend leuk traject. Moet je je even voorstellen:

• Eén centrale plek voor al je privacygegevens, in plaats van versies in mailboxen en SharePoint.
• Een systeem dat meteen correct is ingericht, zonder tijdrovend trial-and-error.
• Gemotiveerde collega's die weten wat ze moeten doen, hoe ze TrustBound hiervoor kunnen gebruiken en zien dat zij bijdragen aan een betere Privacy-naleving.
• Minder stress bij audits door direct beschikbare rapportages en bewijsmateriaal.
• Meer tijd voor strategisch advies, in plaats van administratieve rompslomp.

Aan de slag?

Wil je weten welke kennispartner het beste past bij jouw situatie en uitdagingen? Bekijk ons overzicht van kennispartners en ontdek hoe zij je kunnen ondersteunen bij een zorgeloze implementatie van TrustBound. Wij denken ook graag met je mee over een goede match. 

Bekijk onze kennisparters

Is je team toch klaar voor een zelfstandige implementatie? Geen probleem! Onze kennispartners bieden ook lichtere ondersteuningsvormen, van implementatieworkshops tot incidentele consultancy.