Waarom een DPIA meer is dan een verplicht nummertje.
In veel organisaties wordt een DPIA nog gezien als een verplicht document. De DPIA wordt afgerond, opgeslagen en komt pas weer tevoorschijn wanneer iemand er expliciet naar vraagt.
Tegelijkertijd staat privacy governance bij steeds meer organisaties onder druk. Verwerkingen veranderen sneller, data stroomt door meer systemen en teams, en de behoefte aan overzicht en aantoonbaarheid groeit. In die context krijgt de DPIA een andere betekenis. Niet als los document, maar als structureel instrument binnen privacy governance.
In dit artikel lees je hoe organisaties in de praktijk omgaan met DPIA’s, waarom het vaak blijft steken bij een verplicht nummertje en hoe DPIA's waardevoller worden als je ze als structureel document benadert.
In de praktijk gebruiken organisaties een DPIA als hulpmiddel om privacyrisico’s rond een specifieke verwerking van persoonsgegevens zichtbaar te maken en vast te leggen. Het gaat daarbij vaak om nieuwe processen, systemen of wijzigingen in bestaande werkwijzen.
Een DPIA is daarmee geen theoretisch document. Het raakt direct aan hoe de organisatie werkt. Denk aan:
De manier waarop deze vragen worden beantwoord, verschilt per organisatie. Dat is logisch. Elke organisatie maakt eigen inhoudelijke afwegingen en bepaalt zelf hoe zij privacyrisico’s weegt en vastlegt. Een DPIA is geen vast format met één juiste uitkomst.
Wat in de praktijk vaak minder aandacht krijgt, is dat een DPIA zelden een eenmalig moment is. Verwerkingen veranderen namelijk. Systemen worden aangepast. Doelen verschuiven. Daarmee verandert ook de context van de DPIA. Als de DPIA alleen bestaat als los en statisch document, wordt het lastig om deze ontwikkelingen bij te houden binnen privacy governance.
Waarom lukt het veel organisaties niet om DPIA’s structureel in te zetten binnen privacy governance? In de praktijk heeft dat zelden te maken met gebrek aan aandacht voor privacy. Het zit vooral in de inrichting en het beheer.
Een veelvoorkomende situatie is dat DPIA’s verspreid zijn over verschillende locaties. Sommige staan in Word-bestanden op de gedeelde schijf, andere in Excel-formats of zelfs als bijlage bij e-mails. Daardoor ontbreekt een centraal overzicht.
Daarnaast is eigenaarschap vaak niet expliciet vastgelegd. Wie is verantwoordelijk voor de DPIA nadat deze is opgesteld? Wie bewaakt de opvolging van acties? Zonder vast eigenaarschap blijft een DPIA vaak liggen, waardoor opvolging ontbreekt en het document zijn waarde binnen privacy governance verliest.
Ook managementinzicht ontbreekt regelmatig. Individuele DPIA’s kunnen inhoudelijk prima zijn uitgewerkt, maar er is geen totaalbeeld voor het management. Welke DPIA’s zijn actueel? Waar lopen acties? En welke privacyrisico’s komen organisatiebreed vaker terug?
Door deze factoren wordt de DPIA in de praktijk al snel ervaren als een verplicht nummertje. Iets wat je doet omdat het op dat moment gevraagd wordt, niet omdat het structureel bijdraagt aan privacy governance.
Wat is de rol van een DPIA binnen privacy governance?
Binnen privacy governance fungeert een DPIA als een structureel instrument om privacyrisico’s zichtbaar, bespreekbaar en opvolgbaar te maken. De DPIA zelf bevat geen vastgestelde waarheid, maar legt vast welke keuzes een organisatie maakt, wie daarvoor verantwoordelijk is en hoe deze keuzes worden beheerd en herzien.
Juist deze rol maakt de DPIA relevant ook ná het moment van opstellen. Niet als juridisch eindproduct, maar als onderdeel van een breder geheel van privacy governance.
Wanneer je een DPIA beschouwt als structureel instrument binnen privacy governance, verandert de manier waarop je ernaar kijkt. De DPIA staat dan niet op zichzelf, maar maakt deel uit van een samenhangend geheel.
Die samenhang bestaat bijvoorbeeld uit:
De DPIA vormt een knooppunt waarin deze elementen samenkomen. Dat betekent niet dat de DPIA continu wordt herschreven, maar wel dat deze meebeweegt met veranderingen in de organisatie.
Organisaties bepalen zelf hoe zij dat organiseren. We zien dat de ene organisatie DPIA’s periodiek herziet, de andere bij concrete wijzigingen.
Als DPIA’s een vaste plek krijgen binnen privacy governance, vraagt dat iets van de manier waarop je het proces inricht. We onderscheiden 4 organisatorische randvoorwaarden.
Een eerste randvoorwaarde is centrale vastlegging. DPIA’s zijn vindbaar op één plek, binnen dezelfde structuur. Dat maakt het eenvoudiger om overzicht te houden en consistent te werken.
Daarnaast helpt het om DPIA’s te verbinden met andere onderdelen van privacy governance. Bijvoorbeeld door vast te leggen:
Ook statusinformatie speelt een belangrijke rol. Is een DPIA actueel? Lopen er acties? Moet er herzien worden? Door dit expliciet vast te leggen, voorkom je dat DPIA’s stilzwijgend verouderen.
Tot slot vraagt structureel gebruik om flexibiliteit. Een DPIA moet kunnen worden aangepast of aangevuld zonder opnieuw te beginnen. Dat maakt de DPIA een levend instrument binnen privacy governance, in plaats van een statisch document.
Bij het structureel inzetten van DPIA’s is een waardevolle rol weggelegd voor software. Niet om inhoudelijke keuzes te maken, maar om die keuzes vast te leggen, te verbinden en beheersbaar te houden.
GRC-software ondersteunt organisaties door DPIA’s onder te brengen in één centrale omgeving. De software bepaalt niet wat je moet invullen, maar biedt een vaste structuur waarin DPIA’s onderdeel zijn van privacy governance.
Concreet ondersteunt software bij:
GRC-software zoals TrustBound helpt organisaties om DPIA’s structureel te beheren binnen privacy governance. De TrustBound software geeft geen inhoudelijk advies en bepaalt geen uitkomsten, maar ondersteunt wél bij inrichting, overzicht en aantoonbaarheid.
Wanneer DPIA’s als structureel instrument worden ingezet binnen privacy governance, verandert het effect ervan in de praktijk. De DPIA wordt geen extra last, maar een vast onderdeel van het governanceproces.
Organisaties ervaren dan onder andere:
Deze effecten ontstaan niet door strengere inhoudelijke keuzes, maar door betere inrichting en beheer.
DPIA’s worden waardevoller en beheersbaar, ook wanneer de organisatie groeit of verandert.