Kies voor slimme en effectieve DPIA's
Verrassend doordacht
Laat je verrassen door het gemak waarmee je je eigen organisatie begeleidt bij een DPIA en lees snel verder.
Wat is een DPIA?
Een DPIA (Data Protection Impact Assessment) is een proces waarbij een organisatie beoordeelt hoe ze persoonsgegevens verwerkt en of dit voldoet aan de wet- en regelgeving over privacy en gegevensbescherming.
Tijdens het beoordelingsproces identificeer je de risico's voor inbreuk op de privacy van de personen wiens persoonsgegevens worden verwerkt, en bepaalt je welke maatregelen nodig zijn om deze risico's te beheersen. Zo voorkom je dat persoonsgegevens onbedoeld worden gedeeld en ze in verkeerde handen vallen.
Een DPIA is meestal verplicht voor activiteiten die een hoog risico vormen voor het schaden van de privacy van individuen, zoals bij het verwerken van gevoelige gegevens of het verwerken van gegevens op grote schaal. Maar ook bij andere activiteiten kan het nuttig zijn om te bepalen of er aanvullende maatregelen nodig zijn om de gegevens van betrokkenen te beschermen.
Waarom onze DPIA-Tooling?
- Verbetert betrokkenheid van medewerkers
- Verrassend doordachte functionaliteit
- Gerichte op effectieve opvolging van de resultaten
- Rapportage in Word
- Vertrouwd door meer dan 1000 professionals
Het doel van de DPIA
Het doel van de DPIA is om te bepalen of de activiteit, het product of de dienst mogelijk een risico vormt voor de privacy van individuen en om vast te leggen wat er moet worden gedaan om dit risico te beperken.
De DPIA is bedoeld om organisaties te helpen bij het identificeren van eventuele privacyproblemen voordat ze optreden en om te bespreken wat er kan worden gedaan om deze te voorkomen. Het is een belangrijk hulpmiddel om te voldoen aan de verplichtingen van de AVG en om de privacyrechten van individuen te beschermen. De DPIA helpt organisaties daarmee ook bij het verminderen van het risico op boetes en aanspraakheden of reputatieschade door een datalek.
In een ideale wereld is er eigenlijk helemaal geen plaats voor de DPIA, omdat het in deze wereld vanzelfsprekend is dat bij iedere stap binnen een gegevensverwerkingsproces (van start tot afhandeling) nauwgezet rekening wordt gehouden met algemeen geaccepteerde privacy beginselen.
Mits op de juiste manier ingezet, kan een DPIA jouw medewerkers motiveren om vanuit hun eigen kennisdomein een bijdrage te leveren aan de bescherming van persoonsgegevens die ze verwerken. Als daardoor de privacy beginselen worden toegepast vanaf de ontwerpfase van processen of systemen, spreekt men van Privacy by Design.
Wanneer is een DPIA verplicht?
De AVG bepaalt dat een organisatie, voordat ze persoonsgegevens verwerkt, eerst moet beoordelen welke risico's de verwerking voor de rechten en vrijheden van personen kan opleveren. Het uitvoeren van een DPIA is daar een passend instrument voor. De AVG geeft verder aan dat een DPIA verplicht is als een organisatie:
- systematisch en uitvoerig persoonlijke aspecten op basis van geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, evalueert en daarop beslissingen baseert die gevolgen hebben voor personen;
- op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerkt of strafrechtelijke gegevens verwerkt;
- op grote schaal persoonsgegevens verwerkt of strafrechtelijke gegevens verwerkt; en
- verwerkingen uitvoert die waarschijnlijk grote risico's voor de rechten en vrijheden van personen met zich meebrengen.
Door een DPIA uit te voeren zorgen organisaties ervoor dat ze persoonsgegevens verwerken op een manier die in overeenstemming is met de AVG en dat ze de afweging maken om maatregelen in te zetten om de rechten en vrijheden van personen te beschermen.
Software voor DPIA
Er zijn veel voordelen aan het gebruik van software voor DPIA
-
Gedegen controle op de basiseisen aan je verwerking.
-
Je identificeert snel en gericht potentiële risico's voor verwerkingen en legt deze aantoonbaar vast.
-
Gemakkelijke rapportage over de voortgang en de resultaten.
-
BELANGRIJK: gestructureerde opvolging van de resultaten van de DPIA
-
Goed zicht op periodiek terugkerende DPIA
Gestandaardiseerd óf op maat
TrustBound GRC biedt standaardmodellen en voorbeeld DPIA die zijn samengesteld op basis van de best practices bij onze gebruikers. Bekende standaarden van de NOREA en Rijksoverheid verwerkt tot een gebruiksvriendelijke toets op eventuele tekortkomingen van een verwerking. Daarnaast bieden we specifieke DPIA-modellen die zijn toegespitst op veelvoorkomende verwerkingen, bijvoorbeeld cameratoezicht.
Als je liever gebruik maakt van je eigen vragenlijst, dan kan dat natuurlijk ook. Wij hebben TrustBound GRC zó ingericht, dat je snel en eenvoudig een DPIA-op-maat kan samenstellen. Zo kan je bijvoorbeeld ook een verkorte DPIA of een algemene checklist in het pakket opnemen.
DPIA toegankelijk voor iedereen
We weten dat het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) tijdrovend kan zijn. Door je DPIA's te koppelen aan de relevante onderdelen van je verwerkingsregister worden bekende gegevens op een slimme manier hergebruikt.
Door de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) te volgen, kun je er zeker van zijn dat je alle privacyrisico's van je gegevensverwerkingsactiviteiten beoordeelt. We stellen de DPIA samen uit duidelijke vragen, met extra uitleg waar nodig. Het bespreken en vastleggen van beschermende maatregelen met collega's wordt begeleid. Daarmee wordt het proces zo eenvoudig en gestroomlijnd mogelijk.
DPIA-software helpt je dus niet alleen met het vastleggen van de risico's, maar ook met het bespreken van passende technische en organisatorische maatregelen.
DPIA-software met duidelijk resultaat
Sta jij voor de uitdaging om een DPIA's effectiever te maken binnen jouw organisatie? Ons platform werkt als een vliegwiel en zorgt ervoor dat je snel stappen kan zetten.
Door de DPIA te benaderen als audit, kun je deze inpassen in het bestaande auditproces. Zo kun je een auditplan samenstellen, waarin verwerkingen periodiek worden getoetst op de geformuleerde normeisen. Op die manier kun je rekening houden met een veranderende wereld en de effectiviteit van corrigerende maatregelen uit het verleden monitoren.
Hoe helpt DPIA-software bij het beheer van risico's?
Nadat een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is uitgevoerd, is het belangrijk om de resultaten op te volgen en te controleren.
Zo worden bij de risico's die zijn opgespoord maatregelen genomen om ze aan te pakken. Het monitoren van de voortgang op de maatregelen en het (periodiek) meten van de effectiviteit van de maatregelen bepaalt net zo goed de kwaliteit van de bescherming van persoonsgegevens als de eerste toets.
Met DPIA-software beheer de DPIA's zelf, maar kan de resultaten van de DPIA goed opvolgen.
Voor eenvoudige analyses én complexe organisaties
De DPIA-module ondersteunt uitstekend eenvoudige analyses, maar door de vele mogelijkheden is hij ook zeer geschikt voor grote organisaties met een complexe verdeling van taken en procesverantwoordelijkheden. Denk aan ondersteuning van gesprekken met een specifieke procesverantwoordelijke die het proces én de risico’s daarvan goed kent. De module is ook prettig voor de FG of Privacy Officer die de DPIA beoordelen.
Kennis Maken
Ben jij geïnteresseerd in AVG-software en wil je gericht advies over GRC-beleid en GRC-tooling binnen jouw organisatie?
In een persoonlijk webinar bespreken wij de mogelijkheden. We leggen uit hoe onze tool jouw organisatie kan helpen om alles op orde te brengen wat te maken heeft met informatiebeveiliging en de privacy van je klanten en medewerkers.
Vertrouwd door meer dan 1000 privacy en security professionals wereldwijd
Onze belofte
Wat mag je van ons verwachten als je kiest voor TrustBound GRC bij ondersteuning van DPIA's?
-
Meetbaar resultaat binnen enkele weken
Ons platform werkt als een vliegwiel. Met pasklare templates heb je in korte tijd de basis op orde. Realtime rapportages geven bovendien snel zicht op de grootste risico’s. -
Samenwerken wordt vanzelfsprekend
TrustBound GRC is gericht op samenwerken. Medewerkers uit verschillende teams en disciplines worden verbonden door de eenduidige structuur en gemeenschappelijke doelen. -
Je staat er niet alleen voor
We staan voor je klaar, tijdens de implementatiefase én daarna. Bovendien wordt het TrustBound GRC Platform gedragen door een netwerk van gespecialiseerde Kennispartners, waardoor altijd hoogwaardige kennis beschikbaar is voor inhoudelijke vraagstukken. -
Verrassend doordacht
Wij maken al 20 jaar software om het werk van professionals effectiever en leuker te maken. Niet met een eindeloze rij knoppen en schermen, maar met doordachte functies die verrasssen door eenvoud en bijdragen aan de verbetering van je aanpak.
Effectief privacymanagement?
Lees over onze aanpak voor het eenvoudig en snel opzetten van een beheersysteem voor AVG en Toezicht.
