Weg met Excel-chaos: zo digitaliseer je je GRC-processen slim

De compliance-afdeling als Excel-kunstenaar

Voor veel compliance professionals begint elk kwartaal met een zucht en een spreadsheet. Of eigenlijk: meerdere spreadsheets, mappen vol versies, en een eindeloze jacht op documenten waarvan je zeker weet dat ze ergens zijn. Auditvoorbereiding voelt vaak als een digitale schattenjacht, waarbij overzicht, structuur en samenwerking op mysterieuze wijze zijn verdwenen.

Vragen als “Waar stond dat document ook alweer?” of “Hebben we dit risico al opgevolgd?” zijn eerder regel dan uitzondering. En dat terwijl de druk op organisaties om aantoonbaar in control te zijn juist toeneemt. Wetgeving verandert snel, normenkaders worden strenger, en de behoefte aan overzicht groeit.

Toch blijven veel organisaties vasthouden aan oude tools die ooit handig waren, maar de huidige complexiteit allang niet meer aankunnen. Tijd dus voor een frisse blik – én een slimme digitale aanpak.

Waarom traditionele tools niet meer voldoen

Excel en Word zijn vertrouwde vrienden. Flexibel, altijd bij de hand, en iedereen weet hoe ze werken. Maar laten we eerlijk zijn: zodra processen complexer worden, groeien deze tools je snel boven het hoofd. Versiebeheer wordt een nachtmerrie, informatie raakt versnipperd over verschillende afdelingen en systemen, en samenwerking is vooral een kwestie van eindeloos heen-en-weer mailen.

Bovendien zit er geen enkele intelligentie in zo'n opzet. Geen automatische waarschuwingen, geen koppelingen tussen risico's en maatregelen, en geen inzicht in realtime voortgang. Als compliance professional wil je sturen, niet speuren. En je wilt je zeker niet afhankelijk maken van collega’s die toevallig weten waar 'dat ene bestand' staat.

Daarbij komt: wet- en regelgeving verandert continu. De druk op organisaties om aantoonbaar in control te zijn, neemt toe. Tijdige rapportages, duidelijke risicoanalyses en onderbouwde beleidskeuzes zijn geen luxe meer, maar noodzaak. De tools waarmee je werkt moeten daarop ingericht zijn.

En last but nog least: organisaties hebben vaak te maken hebben met verschillende wetgeving en normenkaders, zoals ISO 27001, NIS2 of de BIO. Deze kaders overlappen regelmatig in de eisen die zij stellen. Het mooie is: met één goed gekozen maatregel kun je vaak aan meerdere eisen tegelijk voldoen. Maar als je voor elk normenkader met een eigen Excelbestand werkt, zit je dus telkens hetzelfde werk opnieuw te doen. Zonde van de tijd én foutgevoelig. Een geïntegreerde aanpak voorkomt dubbel werk en creëert overzicht over waar je écht staat qua compliance.

De voordelen van een modern GRC-platform

Tijd voor de upgrade. Met een modern GRC-platform, zoals TrustBound, breng je alle informatie over governance, risico's en compliance samen in één overzichtelijke omgeving. Je krijgt:

• Direct inzicht in wat er speelt, wat nog moet en waar knelpunten zitten.
• Automatische rapportages, zodat je niet langer de rapportage-tovenaar hoeft uit te hangen.
• Slimme samenwerking met collega’s buiten je eigen afdeling.
• Duidelijke taakverdeling, inclusief deadlines, reminders en opvolging.
• Koppeling tussen risico's, maatregelen en beleid, voor betere besluitvorming.

Kortom: je maakt de overstap van reactief naar proactief werken.

Een ander zeer belangrijk voordeel is de verhoogde betrokkenheid van andere disciplines. Omdat informatie centraal beschikbaar is en afgestemd op de rol van de gebruiker, kunnen ook collega's van bijvoorbeeld HR, Finance, Marketing of Operations eenvoudig bijdragen aan het GRC-proces. Compliance wordt zo niet langer als last ervaren, maar als gedeelde verantwoordelijkheid.

Van frustratie naar flow – zo helpt een GRC-tool

Stel je dit eens voor: je krijgt een audit op je bord. In plaats van wekenlang e-mails naspeuren en documenten verzamelen, open je je GRC-tool. Je ziet direct welke maatregelen zijn getroffen, welke risico’s openstaan en wat de voortgang is. Met één klik draai je een managementrapportage uit, volledig afgestemd op de behoeften van je bestuur of auditor. Geen stress, geen onduidelijkheid. Gewoon grip.

Een praktijkvoorbeeld: een middelgrote woningcorporatie werkte voorheen een versnipperde aanpak. Privacy, security en audits werden afzonderlijk beheerd, wat leidde tot inefficiëntie en dubbele vastleggingen. Met TrustBound kwam alles op één plek samen. "Een van de grootste voordelen was dat we onze laatste audit volledig binnen het systeem konden uitvoeren. Geen losse documenten meer, maar een overzichtelijke workflow waarin alle bevindingen en acties helder werden vastgelegd." Het gevolg: betere samenwerking tussen de disciplines privacy, security en interne audit, verhoogde bewustwording binnen de organisatie, en betere rapportagemogelijkheden. De hele case lees je hier: Woonbedrijf versterkt informatiebeveiliging met TrustBound.

Stappenplan: Hoe begin je met digitaliseren?

1. Breng je huidige processen in kaart. Waar zit de meeste vertraging, frustratie of onduidelijkheid? Betrek gebruikers uit verschillende afdelingen om een volledig beeld te krijgen.
2. Stel prioriteiten. Begin klein en behapbaar met een onderdeel waar je snel resultaat kunt boeken. Denk aan risico-inventarisatie, beheersmaatregelen of auditvoorbereiding.
3. Kies een platform dat met je meegroeit. TrustBound is ontworpen voor stapsgewijze verbetering, niet voor big bang implementaties. Je kunt klein beginnen en uitbreiden naarmate je organisatie er klaar voor is.
4. Betrek je collega's. GRC is geen solospel. Door anderen mee te nemen, wordt compliance iets van ons allemaal. Eigenaarschap in plaats van controle, dat is de sleutel.
5. Evalueer en verbeter continu. Plan Do Check Act (PDCA-cyclus): een digitaal GRC-proces is nooit 'af'. Gebruik dashboards en feedback van gebruikers om bij te sturen en door te ontwikkelen.  

Het tijdperk van digitale compliance

We leven in een wereld die sneller, complexer en digitaler wordt. Met slimme digitalisering maak je ook compliance niet alleen efficiënter, maar ook leuker. Geen eindeloze Excel-labyrinten meer, maar overzicht, samenwerking en impact.

Meer weten over hoe TrustBound jouw processen transparant maakt?
Boek een vrijblijvende demo.

Vraag een gratis demo aan