Wanneer is een verwerkingsregister verplicht?

Heb jij inzicht in alle persoonsgegevens die jouw organisatie verwerkt? Dan ben je goed bezig. Maar als dat overzicht nog verspreid staat over Excel-bestanden, oude mappen en losse notities, is de kans groot dat je niet voldoet aan een van de belangrijkste eisen uit de AVG: het bijhouden van een actueel verwerkingsregister.

Op deze pagina leggen we uit wanneer een verwerkingsregister verplicht is, waarom het niet alleen een juridische verplichting is, maar ook een kans, én hoe TrustBound het werkbaar maakt.

Start gratis

Online demo

Wat is een verwerkingsregister?

Het verwerkingsregister (of officieel: register van verwerkingsactiviteiten) is een overzicht van alle manieren waarop jouw organisatie persoonsgegevens verwerkt. Denk aan gegevens van klanten, medewerkers, leveranciers of leerlingen. In het register leg je onder andere vast:

Welke gegevens je verwerkt
Voor welk doel
Op welke grondslag
Hoe lang je deze bewaart
Met wie je de gegevens deelt
Welke beveiligingsmaatregelen je neemt

Het register is dus een kernstuk van je AVG-verantwoording: het laat zien dat je grip hebt op privacy.

Wanneer ben je verplicht een verwerkingsregister bij te houden?

De hoofdregel van de AVG is simpel: Elke organisatie die structureel persoonsgegevens verwerkt, moet een verwerkingsregister bijhouden.

Er is één uitzondering: ben je een organisatie met minder dan 250 medewerkers, dan ben je alleen verplicht een register bij te houden als je:

structureel gegevens verwerkt (dus niet incidenteel),
gevoelige gegevens verwerkt (zoals medische of strafrechtelijke gegevens), of
risico’s loopt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

In de praktijk betekent dit dat vrijwel elke organisatie in zorg, overheid of onderwijs verplicht is om een verwerkingsregister bij te houden. Oók als je kleiner bent dan 250 medewerkers.

Voorbeelden van situaties waarin het register verplicht is:

Je houdt een leerlingadministratie bij,
Je verwerkt gegevens over gezondheid, geloofsovertuiging of strafrecht,
Je deelt persoonsgegevens met externe partijen (zoals verwerkers of softwareleveranciers),
Je gebruikt cameratoezicht, cookies of trackingtechnologieën.

Waarom een goed verwerkingsregister méér is dan een verplichting

Een verwerkingsregister is veel meer dan een AVG-verplichting in Excel. Het geeft je overzicht: welke persoonsgegevens verwerk je, waarom doe je dat, en wie is ervoor verantwoordelijk? Die duidelijkheid helpt je om risico’s beter in te schatten, DPIA’s uit te voeren en audits of incidenten goed voorbereid tegemoet te treden.

Met een actueel register toon je aan dat je grip hebt op je gegevensstromen en privacy serieus neemt. Geen losse lijstjes meer, maar een stevige basis voor vertrouwen – bij bestuur, collega’s én toezichthouders.

Verwerkingsregister - beoordeelde verwerking - TrustBound

Waarom het verwerkingsregister van TrustBound GRC?

Met TrustBound maak je van het verwerkingsregister een werkbaar onderdeel van je organisatie. Geen losse spreadsheets of handmatige lijsten, maar één centrale omgeving waarin je:

Verwerkingen vastlegt volgens de eisen van de AVG
Toewijzingen doet aan verantwoordelijken per afdeling
Standaardtemplates gebruikt voor veelvoorkomende verwerkingen
Grondslagen, bewaartermijnen en maatregelen koppelt
Direct verband legt met DPIA’s, audits en risicoanalyses

Het resultaat? Realtime inzicht in je gegevensstromen, minder handwerk en een beter verhaal richting bestuur of toezichthouder.

Meer over TrustBound's verwerkingsregister

Vertrouwd door meer dan 1000 privacy en security professionals wereldwijd

Onze belofte

Meetbaar resultaat binnen enkele weken

Het TrustBound GRC platform werkt als een vliegwiel. Met pasklare templates heb je in korte tijd de basis op orde. Realtime rapportages geven snel zicht op de grootste risico’s.

Samenwerken wordt vanzelfsprekend

Ons platform is gericht op samenwerken. Medewerkers uit verschillende teams en disciplines worden verbonden door de eenduidige structuur en gemeenschappelijke doelen.

Je staat er niet alleen voor

We staan voor je klaar; tijdens de inrichtingsfase én daarna. Bovendien wordt het TrustBound GRC platform gedragen door een netwerk van gespecialiseerde Kennispartners, waardoor altijd hoogwaardige kennis beschikbaar is voor inhoudelijke vraagstukken.

Verrassend doordacht

Wij maken al 25 jaar software om het werk van professionals effectiever en leuker te maken. Dat is niet met een eindeloze rij knoppen en schermen, maar met doordachte functies die verrassen door eenvoud en werkelijk bijdragen aan een verbetering van je aanpak.

Plan een demo!

Start vandaag nog met grip op je verwerking

Twijfel je of jouw organisatie verplicht is om een verwerkingsregister bij te houden? Dan is het antwoord waarschijnlijk: ja. Maar belangrijker is hóé je het doet.

Met TrustBound geef je invulling aan de AVG op een manier die niet alleen voldoet, maar versterkt. Plan een vrijblijvende demo of ontdek ons platform direct online.

Plan vrijblijvende demo Start met gratis proefabonnement