Samenvatting
Aanleiding
Bij Gemeente Medemblik is de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) ondergebracht bij Concern Control. Daarmee kwam het accent te liggen op onafhankelijk toetsen en adviseren over de kwaliteit van processen en rechtmatigheid. In de praktijk verliepen de controles echter nog grotendeels via Excel, Word en Teams. Die werkwijze was foutgevoelig, versnipperd en moeilijk overdraagbaar. De gemeente wilde het VIC-proces professionaliseren met één digitale omgeving waarin alle controles, bevindingen en opvolging samenkomen. Doel: meer structuur, aantoonbaarheid en een stevige basis voor de jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording.
Oplossing
Medemblik koos voor TrustBound Audit Management (AMS). Met een gezamenlijke kick-off en begeleiding door William Lagendijk (implementatiepartner) zijn processen, risico’s en controles heringericht. De bestaande Word-werkprogramma’s zijn bewust niet ‘blind’ geïmporteerd: per proces is een kwaliteitsslag gemaakt, gebruikmakend van standaardtemplates en best practices.
Impact
- Eén centrale audittrail: dossiervorming, feedback en beslismomenten zijn navolgbaar.
- Taakgestuurd werken: planning, actiehouders en reviews in het systeem, met voortgangsbalken.
- Overdracht geborgd: werk van een collega is direct inzichtelijk; uitval door vakantie/ziekte is op te vangen.
- Efficiëntere samenwerking met de accountant tijdens de interimcontrole; bewijs blijft in SharePoint, verwijzingen staan in TrustBound.
- Uniformere aanpak: standaard risicomatrix en controle-templates verminderen variatie en knip-en-plakwerk.
"We kunnen nu precies laten zien welke processen we hebben getoetst, welke afwijkingen zijn gevonden en welke verbeteracties lopen. Dat maakt onze verantwoording transparanter en beter onderbouwd."
Wander Beekhuis, interne auditor Gemeente Medemblik
Van lijstjes naar een controle-dossier dat zichzelf uitlegt
Gemeente Medemblik maakt de stap naar digitale interne controle
Gemeente Medemblik wilde bij het uitvoeren van de VIC de stap zetten van losse documenten naar een geïntegreerde digitale werkwijze. “Excel en Word zijn handige hulpmiddelen, maar geen controlesysteem,” zegt interne auditor Wander Beekhuis. “In Teams raakten taken makkelijk kwijt, of iemand paste iets aan zonder dat je wist wie dat had gedaan. We wilden een omgeving waarin je structureel kunt werken, met een audittrail en taakbeheer.”
De ambitie ging verder dan alleen structuur. Medemblik wilde ook de externe accountant ondersteunen. “In een ideale situatie voeren wij onze controles uit, leggen we bevindingen en aanbevelingen goed vast en kan de accountant daar bij de interimcontrole op voortbouwen,” zegt Wander. “Daarvoor moet je aantoonbaar werken, en dat lukt alleen met een systeem dat alles vastlegt. Dat helpt ons ook bij de jaarlijkse rechtmatigheidsverantwoording. We kunnen nu precies laten zien welke processen we hebben getoetst, welke afwijkingen zijn gevonden en welke verbeteracties lopen. Dat maakt onze verantwoording transparanter en beter onderbouwd.”
Kennis maken met TrustBound
Tijdens een leergang interne audit maakte Wander kennis met TrustBound Audit Management. De docent van deze opleiding, William Lagendijk, liet zien hoe processen, risico’s, maatregelen en controles in één omgeving kunnen worden samengebracht. “Dat was precies wat we zochten,” vertelt Wander. “We gebruikten TrustBound al voor informatiebeveiliging, dus het was een logische stap om het platform ook voor interne controle te gebruiken.”
William begeleidde het traject vanaf de eerste kick-off. “We werken altijd in korte stappen,” zegt hij. “Eerst één of twee processen goed inrichten, vervolgens samen evalueren en daarna uitbreiden. Op die manier groeit niet alleen het systeem, maar ook de kennis binnen het team.”
"Gemeente Medemblik gebruikte de door mij ontwikkelde standaard risicomatrices en beheersmaatregelen als basis, maar hebben er hun eigen nuance aan gegeven."
William Lagendijk, docent leergang Interne Audit
Een gestructueerde implementatie
De implementatie bij Medemblik verliep gestructureerd. Er waren wekelijkse updatecalls, twee inhoudelijke werksessies over risico’s en audits, en een gezamenlijke acceptatiecall eind augustus. “We begonnen met de processen facturen/betalingen en Wmo, zodat we de hele workflow konden doorlopen,” vertelt Wander. “Daarna hebben we per proces bekeken wat beter kon en zijn we gaan vullen.”
Dat vullen deden Wander en zijn collega bewust handmatig. “Je kunt alles importeren, maar dan neem je oude fouten mee,” zegt Wander. “Wij wilden elk proces opnieuw bekijken. Welke risico’s spelen hier echt? Welke beheersmaatregelen zijn relevant? Zo maakten we meteen een kwaliteitsslag.” William vult aan: “Veel gemeenten toetsen dezelfde processen. Daarom heb ik standaard risicomatrices en beheersmaatregelen ontwikkeld die in TrustBound beschikbaar zijn. Medemblik heeft die gebruikt als basis, maar ze hebben er hun eigen nuance aan gegeven. Dat is de kracht: standaardiseren waar het kan, maatwerk waar het nodig is.”
Dashboards voor overzicht
Eind augustus werd de omgeving officieel opgeleverd. Sindsdien verloopt de VIC volledig digitaal. “We zien nu in één oogopslag wat er loopt, wat afgerond is en waar aandacht nodig is,” zegt Wander. “De dashboards geven overzicht en maken het gesprek met de teamleider makkelijker. In plaats van losse bestanden te vergelijken, sturen we op voortgang.”
Ook de samenwerking met de accountant is veranderd. “In december komt de interimcontrole,” vertelt Wander. “De accountant krijgt toegang tot specifieke processen en ziet welke controles we hebben uitgevoerd. De bewijslast ligt in SharePoint, maar in TrustBound staat precies waar alles te vinden is. Dat maakt het gesprek gelijkwaardiger.”
Het systeem helpt bovendien bij continuïteit. “Als mijn collega ziek is of met vakantie gaat, kan ik het werk zo overnemen,” zegt Wander. “Je ziet direct wat nog openstaat en welke taken zijn toegewezen. Dat geeft rust.”
Voortdurend werken aan verbetering
William ziet dat als een belangrijk effect van digitalisering. “Controle is geen momentopname meer,” zegt hij. “Met TrustBound kun je continu werken aan verbetering. Medemblik laat zien dat gemeenten niet per se groot of complex hoeven te zijn om dit goed te doen. Het is een kwestie van willen, doen en samenwerken.”
Ze zien ook verbeterpunten. Het supportportaal van TrustBound mag gebruiksvriendelijker en rapportages zouden beter aangepast moeten kunnen worden aan de gemeentelijke huisstijl. “We zouden graag onze eigen rapporttemplates willen gebruiken,” zegt Wander. “Dat scheelt tijd bij de verantwoording. Gelukkig weet ik dat TrustBound onze wensen serieus neemt en ermee aan de slag gaat.”
De volgende stap is het uitbreiden richting integraal risicomanagement. “Veel risico’s hebben binnen de gemeente een eigenaar,” zegt Wander. “Met TrustBound kunnen we hen periodiek herinneren om risico’s te herzien of aan te vullen. Zo blijft het gesprek over risico’s leven in plaats van dat het een jaarlijks ritueel is.” Medemblik werkt inmiddels aantoonbaar aan rechtmatigheid en continu verbeteren. “We sturen nu op voortgang in plaats van op bestanden,” besluit Wander. “En dat zie je terug in onze rechtmatigheidsverantwoording: minder herstelwerk, meer inzicht en vertrouwen.”
"Medemblik laat zien dat gemeenten niet per se groot of complex hoeven te zijn om dit goed te doen. Het is een kwestie van willen, doen en samenwerken.”
William Lagendijk, docent leergang Interne Audit
